8. 5·3·3법칙과 20·50·30법칙 : 실수 없이 일을 처리하는 필승전략

저는 실수 없이 완벽하게 일을 처리하는 데 어려움이 있습니다. 그 이유는 실수가 잦고 한 가지 일을 진득이 처리하지 못하는 성격 때문입니다. 첫 번째 회사에 입사하여 신입사원 때의 일입니다. 빨리 일을 처리해야 한다는 압박감 때문에 품의서 초안을 완성한 후 검토도 제대로 하지 않은 채 상사 분께 결과물을 제출한 적이 있습니다. 상사님은 제 품의서를 보시면서 하시는 말이...

 

 

'너는 예의가 없고 다른 사람을 잘 배려하지 못하는구나.'라는 말을 하셨습니다.

 

일을 완벽히 수행하지 않고 실수하여 남에게 피해 주는 태도를 예의가 없고 동료를 배려하지 못한다라고 표현하셨던 것입니다. 그 일이 있은 후 결과물을 보고하거나 검토를 받거나 혹은 단순한 메일까지도 신경 쓰게 되었습니다. 이처럼 일처리를 완벽하게 하기 위해서 자신만의 전략을 세울 필요가 있었습니다. 그래서 제가 수행한 방법 중 하나는 5·3·3법칙과 20·50·30법칙을 따르는 것입니다.

 

먼저 5·3·3법칙이란 결과 초안에 대해서 5번 더 훑어보는 것이고, 3번은 핵심 부분을 상세히 보는 것이며, 마지막 3번은 핵심 부분에서 더 중요한 부분을 반복해서 보게 되면 완성도가 높아진다는 법칙입니다. 예를 들어 보고서를 작성할 때 저는 초안을 완성한 후 5번 정도 보고서를 확인합니다. 5번을 보게 되면 보고서의 틀이 완성되고 오타뿐만 아니라 내용이 좀 더 분명해집니다. 다음으로 서론, 결론과 같이 보고서에서 중요한 내용을 함축하는 부분이나 객관적이고 논리적인 사고가 필요한 결과 분석에는 3번을 더 상세하게 확인하고 수정합니다. 마지막으로 문단의 주제가 될 수 있는 핵심 문장이나 애매한 표현들의 경우 최종적으로 3번 더 확인하고 고민한 후 윗분께 검토를 받습니다.

 

다음으로 20·50·30법칙이란 20은 초안을 완성하는 데 걸리는 시간에 대한 비율을 의미하고, 50은 세세한 부분을 수정하는 데 걸리는 시간에 대한 비율, 그리고 30은 보고서의 질을 높이기 위해서 생각할 시간에 대한 비율을 의미합니다. 결국, 이 세 가지 단계를 거치게 되면 완성도가 높아진다는 법칙입니다. 

 

 

또다시 보고서 작성을 예로 들면 만약 일주일이라는 기한이 주어진다면 하루 동안 완벽하지는 않겠지만 보고서 기본 구조는 갖춰진 정도의 초안을 작성해야 합니다. 하루 만에 초안을 써야 하는 이유는 무슨 일을 시작할 때면 뜸을 들이고 '시간이 많이 남았구나'하는 안일한 생각으로 차일피일 미루다가 많은 시간을 소모하기 때문입니다. 많은 시간을 소모하게 되면 초안 완성과 단순 수정하는 데에만 일주일을 쓰게 되고 결국 보고서의 품질을 높이는 데 할당되는 생각할 시간을 확보하지 못하기 때문에 보고서의 완성도가 떨어지기 때문입니다. 그러므로 초안을 하루에 완성하는 것은 중요한 시작 포인트가 됩니다. 그리고 보고서의 기획이 잘못된 방향이더라도 수정할 시간을 확보할 수 있습니다. 다음으로 초안이 완성되면 3일 동안은 문서 양식, 내용, 그림 및 표 번호, 그리고 부족한 내용 수정 등 시간 소모가 큰 부분들을 수정해나갑니다. 그리고 남은 이틀 동안은 문서 상에 표현, 구조의 적절성, 표현이 제대로 갖추어져 있는지 등등의 다소 생각을 필요로 하는 부분에 시간을 할당하는 것입니다. 

 

이런 방식을 사용하면 경험상, 윗 분들에게 한번 피드백을 받고 나서 재수정 후 보고서를 완성할 수 있었습니다. 이러한 법칙을 수행하더라도 100% 완벽한 결과물을 낼 순 없지만 상대방이 최소한 편하게 읽을 수 있을 정도의 완성도를 갖추기 위한 충분한 횟수 또는 시간이라고 말씀드릴 수 있습니다. 11(5+3+3) 번보다 많이 보면 더 좋겠지만 시간이 부족한 직장인으로서 완벽함도 중요하지만 기한을 맞추는 게 더 중요하므로 제가 제안한 법칙들은 유효할 것이라 생각합니다.